מי בכלל צריך נייר?…

לעתים נדמה שנייר הוא חלק בלתי נפרד מהעבודה בכל משרד או חברה. אבל בחינה מעמיקה של הנושא מגלה שההפך הוא הנכון: נייר הוא נקודת התורפה בכל עסק וארגון, וכמעט תמיד הוא דווקא הבעיה ולא הפתרון…

  • מחקרים עדכניים מוכיחים כי בארגונים גדולים, חלק משמעותי מהזמן מוקדש לחיפוש של מסמכים פיזיים. עובדים בתפקידים מסוימים (מזכירות, פקידות ועוד) עשויים להקדיש יותר ממחצית מהזמן להתעסקות בבנייר עצמו ולא במידע שהוא מכיל! זמן זה כולל את חיפוש המסמך (לרוב תוך קימה מעמדת העבודה), שליפתו, צילומו ו/או שליחתו, ותיוקו מחדש בסיום השימוש. בשורה התחתונה, עלות כוח האדם סביב הטיפול במסמכים הינה עצומה.
  • עלות נוספת המהווה חלק לא מבוטל בתקציב של ארגונים גדולים היא עלות הדפסת המסמכים. לרוב, מסמך מודפס לצורך מסוים והוא נזרק לפח תוך פרק זמן קצר לאחר שהודפס. במשרדים שבהם מדפסות מרכזיות, חלק מהדפים כלל לא נאספים מהמדפסת! כמויות הנייר והדיו שרוכשת החברה לצורך הדפסת מסמכים שיהיו בשימוש פחות משעה מתורגמות להרבה מאוד כסף.
  • מסמכים פיזיים תופסים לא מעט מקום. מדפים עמוסי קלסרים שבתוכם דפים הם מחזה מוכר כמעט בכל משרד, ועם השנים מספרם רק הולך וגדל. מעבר לעובדה שככל שכמות הנייר גדלה כך גדל הזמן הדרוש לאיתורם (וגם כמות האבק הנצברת עליהם), שטח האחסון גוזל "נדל"ן יקר" מהמשרד והופך, דה פקטו, להוצאה קבועה נוספת של העסק.
  • אל כל העלויות המשמעותיות הכרוכות בנייר כאשר הוא קיים, יש להוסיף את הסכנה של אובדן מסמך. כאשר מדובר בחוזה או בהסכם כלשהו, מול לקוח, ספק או עובד בחברה – אובדן של מסמך יכול לעלות הון במקרה של תביעה משפטית, חלילה.

משרד ללא נייר – זה פשוט משתלם!

מעבר לעבודה בשיטת משרד ללא נייר מניבה לעסק תועלת גדולה המתבטאת בחיסכון של משאבים רבים ובשיפור תהליכי עבודה במספר ערוצים:

חיסכון בזמן ובכוח אדם

עד עשרות שעות לכל עובד, בכל חודש, כפול מספר העובדים הרלוונטיים בארגון.

הגנה עתידית

הקטנת הסיכון לתביעות או נזקים אחרים בזכות נגישות למסמכי מקור ומניעת אובדן.

חיסכון במקום ובעלות אחסון

יותר מקום במשרד וחיסכון בעלויות השטחים בזכות ביעור החומר או אחסונו במיקום מרוחק וזול.

שיפור השירות

מתן מענה מהיר יותר לפניות לקוחות. שיפור השירות בין מחלקות החברה וקיצור זמני התגובה

חיסכון בחומרים

רכישת מינימום דפים ודיו, עלויות תחזוקה נמוכות של המדפסות ואפילו חיסכון על קלסרים ומידוף.

ארגון ירוק יותר

תרומה תדמיתית ושיווקית לארגון, בעידן של מודעוּת הולכת וגדלה לשמירה על כדור הארץ.

האם זה אפשרי?

היום יותר מתמיד ניתן ליישם את חזון ה"משרד ללא נייר". אנחנו באימג'סטור מתמחים באפיון פתרונות מתקדמים לעיבוד מידע, פענוח של הנתונים ודיגיטציה של מסמכים מגוונים עבור לקוחות מסקטורים רבים. בכל חודש אנו סורקים מיליוני מסמכים עבור לקוחותינו ומייצרים עבורם סביבת עבודה חדשנית, יעילה ורווחית הרבה יותר!