שלב ההכנה הוא השלב הראשון בתהליך הסריקה ומטרתו היא הכנת החומר הפיזי לסריקה. שלב זה כולל בדיקה ידנית של המסמכים, הוצאת סיכות יישור וסידור, וזאת על מנת להבטיח תהליך סריקה מהיר, רציף וללא תקלות. לכל סוג חומר תהליכי הכנה ייעודיים הנקבעים מראש בהתאם למצבו הפיזי של החומר. כל מקבץ מסמכים מסומן בצורה קפדנית (כולל קידוד ייעודי בהתאם ללקוח ולפרויקט אליו הוא שייך) לשמירה על שיוכו המקורי.
